Manual de políticas web

Política De Tratamiento De La Información

ASOCIACIÓN DE LABORATORIOS FARMACÉUTICOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO - AFIDRO 

  1. Responsable

ASOCIACIÓN DE LABORATORIOS FARMACÉUTICOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO - AFIDRO (“Afidro”) asociación gremial sin ánimo de lucro colombiana debidamente constituida, identificada con el NIT 860.008.958-7 , con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., por medio del presente documento expone la Política de Tratamiento de la Información (la “Política”), la cual regula la recolección, almacenamiento, tratamiento y la protección de la información personal recibida de los titulares de datos personales, por Afidro a través de sus distintas divisiones y canales habilitados, de acuerdo con la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos personales Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013.

Los datos de contacto de Afidro son:

Dirección Física: Carrera 14 no. 99 – 33 Piso 6 Oficina 602, Bogotá D.C. Colombia.

Teléfono: (+57 1) 486 7575

Página Web: https://www.afidro.org/

Correo Electrónico: srecepcion@afidro.org

  1. Marco legal 
  • Constitución Política de Colombia. Artículo 15.
  • Ley 1266 de 2008.
  • Ley 1581 de 2012. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD). 
  • Decreto 1377 de 2013
  • Decreto 886 de 2014.
  • Decreto 1074 de 2015. 
  1. Objeto

En esta Política se busca garantizar el derecho a la privacidad, al Hábeas Data, la intimidad, el buen nombre, así como el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recopilada de los Titulares de los datos personales y que se encuentren en las bases de datos de Afidro; por lo anterior, en el presente documento se establecen los parámetros bajo los cuales Afidro realiza el Tratamiento de los datos personales, determina las finalidades, los derechos de los Titulares de los datos personales y los procedimientos para el ejercicio de tales derechos ante Afidro.

La presente Política es aplicable a los datos personales registrados en cualquiera de las bases de datos de Afidro y que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de Afidro.

  1. Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013

  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar  contenidos,  entre  otros,  en  registros  públicos,  documentos  públicos,  gacetas  y  boletines  oficiales y  sentencias  judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

 Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,  tales  como  aquellos  que  revelen  el  origen  racial  o  étnico,  la  orientación  política,  las  convicciones  religiosas  o  filosóficas ,  la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

 Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  1. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO (“Afidro”) en los términos y condiciones recogidos en la misma. 

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Datos de naturaleza pública.

 Casos de urgencia médica o sanitaria.

  Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos o estadísticos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

  1. Deberes de Afidro como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es la ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, 

Cuando Afidro actúe como responsable del Tratamiento de Datos Personales, cumplirá con los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. 

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado. 

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados. 

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. 

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. 

Los datos de contacto del Responsable del Tratamiento de Datos Personales son: 

Dirección:

CARRERA 14 # 99-33 OFICINA 602 Bogotá, Distrito Capital - Colombia

Correo electrónico:

srecepcion@afidro.org

Teléfono:

4867575

  1. Deberes de Afidro como Encargado del Tratamiento de Datos Personales

Cuando Afidro actúe como Encargado del Tratamiento de datos personales deberá: 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  6. Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
  7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  8. Abstenerse de circular cualquier información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  10. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Afidro tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales. 

En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona (Afidro), le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

  1. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, en el desarrollo de su actividad

empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

La siguiente tabla (Tabla I) presenta las distintas bases de datos que manejan la empresa y las finalidades asignadas a cada una de ellas.

Tabla 1. Bases de datos y finalidades

Base de datos:

Finalidad:

  
  
  1. Datos de navegación

El sistema de navegación y el software necesario para el funcionamiento de esta página web recogen algunos datos personales, cuya transmisión se haya implícita en el uso los protocolos de comunicación de Internet.

Por su  propia  naturaleza,  la  información  recogida  podría  permitir  la  identificación  de  usuarios  a  través  de  su  asociación  con  datos  de  terceros aunque no se obtenga para ese fin. En esta categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del equipo utilizado por el usuario para acceder a la página web, la dirección URL, la fecha y hora y otros parámetros relativos al sistema operativo del usuario.

Estos datos de utilizan con la finalidad exclusiva de obtener información estadística anónima sobre el uso de la página web o controlar su correcto funcionamiento técnico, y se cancelan inmediatamente después de ser verificados.

  1. 10.Cookies o web bugs

Este sitio web no utiliza cookies o web bugs para recabar datos personales del usuario, sino que su utilización se limita a facilitar al usuario el acceso a la página web. El uso de cookies de sesión, no memorizadas de forma permanente en el equipo del usuario y que desaparecen cuando cierra el navegador, únicamente se limitan a recoger información técnica para identificar la sesión con la finalidad de facilitar el acceso seguro y eficiente de la página web.  Si no desea permitir el uso de cookies puede rechazarlas o  eliminar  las  ya  existentes  configurando su  navegador,  e inhabilitando el código Java Script del navegador en la configuración de seguridad.

  1. 11.Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

    1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
    2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
    3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
    4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Los derechos del Titular son los siguientes:

 Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que le han dado a sus datos personales.

 Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

  Reclamo de corrección:  el derecho del Titular  a  que  se  actualicen,  rectifiquen o  modifiquen aquellos  datos  parciales,  inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

 Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.

 Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

 Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.

 Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: el Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

  1. 12.Atención a los Titulares de datos

ZAIRA GISELLE VIÑEZ MUÑOZ identificado(a) con CC número 52.911.865 de ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE

INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, será el encargada  de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: 4867575, Correo electrónico: srecepcion@afidro.org.

  1. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

13.1. Derecho de acceso a consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

      1. Al menos una vez cada mes calendario.
      2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACIÓN  Y  DESARROLLO,  AFIDRO,  solamente  podrá  cobrar  al  Titular  los  gastos  de  envío,  reproducción  y,  en  su  caso,  certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, enviado, mediante correo electrónico a srecepcion@afidro.org, indicando en el Asunto "Ejercicio del derecho de acceso o consulta", o a través de correo postal remitido a la CARRERA 14 # 99-33 OFICINA 602 Bogotá, Distrito Capital - Colombia. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

 Nombre y apellidos del Titular.

 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

  Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta. Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

 Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

 Visualización en pantalla.

  Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. Telecopia.

 Correo electrónico u otro medio electrónico.

 Otro   sistema   adecuado   a   la   configuración de   la   base   de   datos   o   a   la   naturaleza   del   tratamiento, ofrecido   por   ASOCIACION   DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO.

Una vez recibida la solicitud, ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

13.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, enviando, mediante correo electrónico a srecepcion@afidro.org, indicando en el Asunto "Ejercicio del derecho de acceso o consulta", o a través de correo postal remitido a CARRERA 14 # 99-33 OFICINA 602 Bogotá, Distrito Capital - Colombia, la solicitud deberá contener los siguientes datos:

 Nombre y apellidos del Titular.

 Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.

 Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación infracción. 

Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

 Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, resolverá la petición de consulta en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

  1. Medidas de seguridad

ASOCIACION DE  LABORATORIOS  FARMACEUTICOS  DE  INVESTIGACION  Y  DESARROLLO,  AFIDRO,  con  el  fin de  cumplir  con  el  principio  de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por la, ASOCIACION DE LABORATORIOS FARMACEUTICOS DE INVESTIGACION Y DESARROLLO, AFIDRO, que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas II, III, IV y V).

Tabla 2. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

Control de acceso

  1. Acceso de usuarios limitado a los datos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
  2. Lista actualizada de usuarios y accesos autorizados.
  3. Mecanismos para evitar el acceso a datos con derechos distintos de los autorizados.
  4. Concesión, alteración o anulación de permisos por el personal autorizado.

Incidencias

  1. Registro de incidencias: tipo de incidencia, momento en que se ha producido, emisor de la notificación, receptor de la notificación, efectos y medidas correctoras.
  2. Procedimiento de notificación y gestión de incidencias.

Personal

  1. Definición de las funciones y obligaciones de los usuarios con acceso a los datos.
  2. Definición de las funciones de control y autorizaciones delegadas por el responsable del tratamiento.
  3. Divulgación entre el personal de las normas y de las consecuencias del incumplimiento de las mismas.

Manual interno de seguridad

  1. Elaboración e implementación del Manual de obligado cumplimiento para el personal.
  2. Contenido mínimo: ámbito de aplicación, medidas y procedimientos de seguridad, funciones y obligaciones del personal, descripción de las bases de datos, procedimiento ante incidencias, procedimiento de copias y recuperación de datos, medidas de seguridad para el transporte, destrucción y reutilización de documentos, identificación de los encargados del tratamiento.

Tabla 3. Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

Bases de datos no automatizadas: Archivo

1. Archivo de documentación siguiendo procedimientos que garanticen una correcta conservación, localización y consulta y permitan el ejercicio de los derechos de los Titulares.

Bases de datos no automatizadas: Almacenamiento de documentos

1. Dispositivos de almacenamiento con mecanismos que impidan el acceso a personas no autorizadas.

Bases de datos no automatizadas: Custodia de documentos

1. Deber de diligencia y custodia de la persona a cargo de documentos durante la revisión o tramitación de los mismos.

Bases de datos automatizadas: Identificación y autenticación

  1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los sistemas de información y verificación de su autorización.
  2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.

Bases de datos automatizadas: Telecomunicaciones

1. Acceso a datos mediante redes seguras.

Tabla 4. Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

Bases de datos automatizadas y no automatizadas: Auditoría

  1. Auditoría ordinaria (interna o externa) cada dos meses.
  2. Auditoría extraordinaria por modificaciones sustanciales en los sistemas de información.
  3. Informe de detección de deficiencias y propuesta de correcciones.
  4. Análisis y conclusiones del responsable de seguridad y del responsable del tratamiento.
  5. Conservación del Informe a disposición de la autoridad.

Bases de datos automatizadas y no automatizadas: Responsable de seguridad

  1. Designación de uno o varios responsables de seguridad.
  2. Designación de uno o varios encargados del control y la coordinación de las medidas del Manual Interno de Seguridad.
  3. Prohibición de delegación de la responsabilidad del responsable del tratamiento en el responsable de seguridad.

Bases de datos automatizadas y no automatizadas: Manual Interno de Seguridad

1. Controles periódicos de cumplimiento.

Bases de datos no automatizadas: Gestión de documentos y soportes

1. Registro de entrada y salida de documentos y soportes: fecha, emisor y receptor, número, tipo de información, forma de envío, responsable de la recepción o entrega.

Bases de datos no automatizadas: Control de acceso

1. Control de acceso al lugar o lugares donde se ubican los sistemas de información.

Bases de datos no automatizadas: Identificación y autenticación

1. Mecanismo que limite el número de intentos reiterados de acceso no autorizados.

Bases de datos no automatizadas: Incidencias

  1. Registro de los procedimientos de recuperación de los datos, persona que los ejecuta, datos restaurados y datos grabados manualmente.
  2. Autorización del responsable del tratamiento para la ejecución de los procedimientos de recuperación.

Tabla 5. Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

Bases de datos no automatizadas: Control de acceso

  1. Acceso solo para personal autorizado.
  2. Mecanismo de identificación de acceso.
  3. Registro de accesos de usuarios no autorizados.

Bases de datos no automatizadas: Almacenamiento de documentos

1. Archivadores, armarios u otros ubicados en áreas de acceso protegidas con llaves u otras medidas.

Bases de datos no automatizadas: Copia o reproducción

  1. Sólo por usuarios autorizados.
  2. Destrucción que impida el acceso o recuperación de los datos.

Bases de datos no automatizadas: Traslado de documentación

1. Medidas que impidan el acceso o manipulación de documentos.

Bases de datos automatizadas: Gestión de documentos y soportes

  1. Sistema de etiquetado confidencial.
  2. Cifrado de datos.
  3. Cifrado de dispositivos portátiles cuando salgan fuera.

Bases de datos automatizadas: Control de acceso

  1. Registro de accesos: usuario, hora, base de datos a la que accede, tipo de acceso, registro al que accede.
  2. Control del registro de accesos por el responsable de seguridad. Informe mensual.
  3. Conservación de los datos: 2 años.

Bases de datos automatizadas: Telecomunicaciones

1. Transmisión de datos mediante redes electrónicas cifradas.

  1. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia (en la Circular Externa 005 de 2017 SIC), los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. La lista de países que cuentan con un nivel adecuado de protección de datos personales se encuentra en la Circular Única, Título V, Capítulo Tercero de la Superintendencia de Industria y Comercio. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

   Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

 Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

 Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.